A contabilidade é uma das áreas mais importantes para a saúde financeira de uma empresa. Para garantir que os registros contábeis sejam feitos corretamente e que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais, é essencial que o empresário entregue ao contador os documentos certos todos os meses. A seguir, vamos listar os principais documentos que sua empresa deve enviar ao contador de forma regular.

1. Documentos Fiscais

Os documentos fiscais são essenciais para garantir que a empresa cumpra suas obrigações com a Receita Federal e outros órgãos governamentais. Entre os principais estão:

• Notas fiscais de vendas e serviços (NF-e): Toda vez que a empresa emitir uma nota fiscal, seja para venda de produtos ou prestação de serviços, ela deve ser enviada ao contador. Isso inclui notas fiscais eletrônicas (NF-e) e notas fiscais de serviços (NFS-e).

• Notas fiscais de compras: Assim como as notas fiscais de vendas, as de compras também precisam ser entregues ao contador. Elas são necessárias para o controle do estoque e para calcular o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) e outros impostos relacionados.

• Notas fiscais de entrada e saída: Essas notas ajudam a controlar o fluxo de produtos ou serviços na empresa e são fundamentais para o cálculo correto de impostos e para a apuração de lucros.

2. Demonstrativos de Caixa e Bancários

Manter um controle rigoroso sobre o fluxo de caixa da empresa é essencial para garantir que ela não enfrente dificuldades financeiras. Os documentos relacionados ao fluxo de caixa incluem:

• Extratos bancários: Enviar todos os extratos bancários de contas da empresa ajuda o contador a realizar a conciliação bancária, ou seja, a conferir se todos os lançamentos financeiros da empresa estão corretos e foram devidamente registrados.

• Controle de entradas e saídas de dinheiro: É fundamental que o empresário envie ao contador o controle de todas as receitas e despesas realizadas no mês. Isso pode ser feito através de planilhas ou sistemas financeiros específicos, onde constem todos os valores que entraram e saíram da empresa.

3. Folha de Pagamento

A folha de pagamento deve ser entregue ao contador para que ele possa realizar os cálculos dos encargos trabalhistas e gerar os documentos necessários para o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas. Isso inclui:

• Relatório de salários: O empresário deve enviar ao contador o valor de todos os salários pagos aos funcionários no mês, além de bonificações e comissões.

• Comprovantes de pagamento de encargos: Os encargos trabalhistas incluem o INSS, FGTS, férias, 13º salário, entre outros. O contador precisa ter acesso aos comprovantes de pagamento de cada um desses encargos.

• Vale-transporte e vale-alimentação: Caso a empresa forneça benefícios como vale-transporte e vale-alimentação, é necessário que o contador tenha acesso a essas informações também.

4. Documentos Relacionados aos Impostos

A apuração e o pagamento de impostos são uma parte crucial da contabilidade. Para que o contador possa realizar esses cálculos corretamente, o empresário deve enviar:

• Documentos de apuração de impostos: Isso inclui todos os comprovantes relacionados ao pagamento de impostos, como o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), GPS (Guia da Previdência Social) para pagamentos de INSS, GRF (Guia de Recolhimento de Fundos) e outros documentos fiscais necessários para o pagamento de tributos estaduais e municipais.

• Relatórios de retenções de impostos: É necessário enviar as informações sobre impostos retidos na fonte, como o IRPJ, PIS e COFINS, para que o contador possa realizar os devidos ajustes e declarações.

5. Documentos Contábeis

Além dos documentos fiscais e financeiros, a empresa também precisa fornecer ao contador registros contábeis que ajudem a manter as informações financeiras organizadas e atualizadas. Esses documentos incluem:

• Lançamentos contábeis: São os registros de todas as transações realizadas pela empresa, como compras, vendas, pagamentos e recebimentos.

• Comprovantes de despesas e receitas: O contador precisará de todos os comprovantes de pagamentos feitos pela empresa (como boletos pagos, recibos, etc.) e as receitas recebidas, como comprovantes de vendas e serviços prestados.

6. Contratos e Documentos Relacionados a Parcerias e Investimentos

Caso a empresa tenha firmados contratos ou acordos de parceria, os seguintes documentos também devem ser entregues ao contador:

• Contratos de prestação de serviços: Esses contratos devem ser entregues para que o contador possa realizar as devidas deduções e pagamentos relacionados aos serviços contratados.

• Documentos de investimentos: Caso a empresa tenha feito algum investimento, seja em ações, imóveis ou outros ativos, esses documentos devem ser compartilhados com o contador para garantir que todos os rendimentos sejam corretamente registrados.

7. Outras Obrigações Específicas

Dependendo do tipo de empresa, pode haver outros documentos específicos que devem ser enviados ao contador, como:

• Livros contábeis: Para empresas do Simples Nacional, MEI ou aquelas que não possuem escrituração contábil obrigatória, os livros contábeis podem ser mais simples. Já as empresas do Lucro Real e Presumido precisam manter livros contábeis detalhados, como o Livro Caixa e o Livro Diário.

• Declarações fiscais: Em alguns casos, a empresa deve enviar declarações fiscais mensais ou trimestrais para que o contador possa verificar se estão em conformidade com a legislação.

Manter a entrega regular dos documentos ao contador é fundamental para que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas. A organização e a pontualidade no envio dos documentos ajudam a evitar problemas com o fisco e garantem que a empresa esteja sempre pronta para tomar decisões financeiras assertivas. Ao seguir essas orientações e manter uma comunicação clara com seu contador, você contribui para o crescimento saudável e sustentável do seu negócio.